تأسست دائرة المستودعات في عام 1992م، ثم توسعت فشملت اللوازم والمشتريات والمستودعات والصيانة والمطبعة في عام 1995م، وما زالت في تطور مستمر واتساع للمهمات المسندة إليها وفق الإمكانيات المتاحة، ولمجاراة التطوير المستمر في بنية الجامعة وتوسعها.
العاملون في الدائرة
- السيد "محمد وليد" القاضي التميمي – ماجستير قضاء شرعي، جامعة الخليل ، 2003م مدير الدائرة
- السيد عبد الحفيظ الجعبري (محاسب) بكالوريوس محاسبة /جامعة صلاح الدين - أربيل العراق 1986م
- السيد أحمد أكرم الشريف- مدخل بيانات
أهداف الدائرة:
- تزويد الكليات والأقسام والدوائر الإدارية بالاحتياجات اللازمة وفق الإمكانيات المتاحة.
- الاحتياط والتخزين للمواد واللوازم لسد الاحتياجات من هذه المواد عند الطلب المستقبلي لها.
- المحافظة على الممتلكات العامة للجامعة، ومتابعة الإجراءات اللازمة لحفظها.
- تحسين عملية الصيانة اللازمة للأجهزة، والأدوات، والأثاث المكتبي، للمحافظة عليها.
- تحديث الأجهزة، والأثاث المكتبي لتسهيل العمل، وتطور الجامعة وفق الإمكانيات المتاحة.
خدمات الدائرة:
- مراقبة أعمال موظفي الدائرة في تنفيذ المهمات الموكلة إليهم، ومتابعة وتقويم الأداء الوظيفي بهدف رفع الكفاءة الوظيفية لهم.
- الإدارة والإشراف على أعمال المستودعات المختلفة.
- تزويد المستودعات باللوازم في الوقت المناسب، وبالكمية المناسبة عن طريق التقدم بطلب شراء للموافقة عليه عند انخفاض الكمية من المخزون عن الحد الأدنى للتخزين.
- الإشراف على أعمال الصيانة العامة، والتنسيق مع موظفي الصيانة ومتابعتهم لإتمام اللازم.
- مراقبة المواد المخزونة في المستودعات المختلفة، حتى لا تنخفض عن الحد الأدنى للتخزين ولتفادي النقص فيها أو التلف.
- تزويد الكليات والدوائر المختلفة بالاحتياجات المطلوبة بناء على الطلب.
- تنظيم بطاقات العهد الشخصية للموظفين، ومتابعة الإجراءات اللازمة لذلك.
- إدخال وإخراج اللوازم من وإلى المستودعات حسب الأصول المتبعة.
- الاشتراك في عمليات التسليم والتسلم للوازم الواردة للدوائر والمشاريع المختلفة.
- الاشتراك في اللجان التي يتم تشكيلها فيما يخص المستودعات والمشتريات والمناقصات.
- استقبال المراسلات الواردة إلى الدائرة ومتابعة الرد عليها في المواعيد المحددة.
- توقيع شهادة براءة الذمة للعاملين في الجامعة، عند الاستقالة وإنهاء الخدمة.
- الإشراف على الجرد السنوي للمستودعات، ورفع التقارير اللازمة.
- الإشراف العام على آليات وسيارات الجامعة، ومتابعة ترخيصها وتأمينها وصيانتها.
الخطط المستقبلية:
- تطوير وحدة الصيانة، وتجهيزها بالأجهزة اللازمة، للقيام بعملها على أحسن وجه.
- تحديث الأثاث المكتبي للكليات والأقسام على مراحل زمنية وفق الإمكانات المتاحة.
- استكمال تحديث نظام الإطفاء للحريق وربط الأبنية بشبكة إطفاء حديثة وأجهزة إلكترونية.
- إنشاء أو إيجاد بناء مناسب لمخازن الجامعة وفق أحدث الوسائل المستخدمة.
- تطوير مطبعة الجامعة بشراء أو استئجار مكنات تصوير حديثة وإنشاء جناح للمنتجة لتلبية احتياجات الجامعة المتطورة والمتزايدة.
- توسيع الدائرة بزيادة عدد موظفيها بما يتناسب وحجم العمل المتزايد نتيجة تطور الجامعة واتساعها.
- الإطلاع على كل ما هو جديد في الجامعات الأخرى لمتابعة تحديث الأجهزة والوسائل لمواكبة تطور العصر.